Miks peaksid ettevõtted võtma kasutusele e-arved?

E-arved muutuvad tulevikus peamiseks arvetüübiks. Foto: shutterstock.com

Kuigi Eesti peab ennast eesrindlikuks e-riigiks, on üks digivaldkond, kus oleme põhjamaadest ja ka muust Euroopast pisut maha jäänud. See on üleminek e-arvetele. Sellest teemast on küll räägitud ja riik ning ka osad ettevõtted on teemat aeg-ajalt rohkemal või vähemal määral tõstatanud, kuid suurt ja üldist üleminekut siiski veel toimunud ei ole. Kindlasti on see paljuski seotud ka osapoolte teadmatuse ja hirmudega. Seega vaatamegi mida e-erve endast kujutab ja miks ning kellele see kasulik on, kirjutab Mart Laanemägi tehnoloogiaportaalis Digitark.

Mis on e-arve?

Kuigi Eestis saadetakse enamik arveid PDF’i kujul ja elektrooniliselt e-kirja teel, ei ole sel juhul tegemist e-arvetega.

Tõelised e-arved on masinloetavad ehk need on failid, mis on koostatud ühtse standardi alusel ning mis liiguvad otse arve koostanud ettevõtte majandustarkvarast arve saaja omasse.

Seega on e-arve tegelikult lihtsalt infokogum, mida süsteemide vahel vahetatakse. Loomulikult saab selle info ka tavapärase arve kujul arvuti ekraanile manada ning vajadusel ka välja printida, kuid tõelise e-arve olemus on siiski arvete saatmine masinalt masinale ning automaatne sisestamine. Näiteks Soome, Rootsi ja Norra on e-arveid juba aastaid kasutanud ning on tõestatud, et selline idee on mõistlik ja süsteem toimib. Nimetatud riikides esitavad ettevõtted riigile ainul e-arveid.

Miks e-arve kasulik on?

Peamine ja kõige suurem e-arvetest saadav kasu on ajavõit. Praegu levinud PDF-arvete käsitlemine on tegelikkuses üsnagi ajamahukus. PDF-arvel olev info tuleb ju peale selle saamist raamatupidajal käsitsi programmi sisestada. Sageli eelneb sellele veel printimine. Seega võib ajavahe PDF-arve ja e-arve võrdluses olla üsna arvestatav. Eriti oluline on see juhul, kui arveid millega peab tegelema on sadu või isegi tuhandeid. Seega vähendab e-arvete kasutuselevõtt raamatupidajate töökoormust ning toob kokkuhoiu kuludes.

E-arvetele üleminek ning ka nende igakuine saatmine on seotud kindlasti märkimisväärsete kuludega, kuid see ei ole siiski võrreldav kokkuhoitava tööjõukuluga. Lisaks ei saa e-arved “kaduma” minna, kuna infovahetus toimub otse süsteemide vahel. Samuti ei teki e-arvete kasutamisel inimlikust faktorist põhjustatud vigu, nagu näiteks vead andmete sisestamisel või maksetähtaja jälgimisel.

Foto: shutterstock.com

Kuidas e-arveid saata ja saada?

E-arvetega toimetamiseks on mitmeid viise. Väga väikesed ettevõtted, kus kuus koostatakse ainult mõni arve, võivad kasutada riigi poolt loodud e-arveldajat. See võimaldab lihtsa vaevaga e-arveid koostada ning saata ja vastu võtta. Suurematel ettevõttetel seevastu on mõistlikum kasutada kolmanda osapoole ehk mõne operaatori abi ning lasta temal e-arved genereerida. Päris suured ettevõtted lisavad e-arvete võimaluse mingil moel oma raamatupidamisprogrammi. Tõenäoliselt lisandub e-arvete võimekus pikkamööda ka levinud raamatupidamistarkvaradesse.

Täispikka artiklit e-arvetest, loe juba lähemalt Digitargast.

Digitark.ee/SAADE räägib tehnoloogiast ja inimestest selle taga – vaata ja mõtle kaasa!

• Sul on ka teema pakkuda? – räägi meile sellest!
• Kuidas olla Digitargem?