Microsoft, Google ja Zoom: erinevate süsteemide vahel pendeldamine seab ettevõtte ohtu

Koroona ajal hakati kasutama erinevaid platvorme ja kaugtöö lahendusi, segadus nendega jätkub praegugi. See aga toob ettevõttele uued turvaohud. Foto: Foto: Cojanu Alexandru / Pexels

Tuhanded kiirelt arenevad ettevõtted leiavad end olukorrast, kus vaatamata digitehnoloogiate aktiivsele kasutuselevõtule komistatakse pidevalt tüütu probleemi otsa – meilid on Google’is, kõnesid tehakse Zoomis ning tabelitega töötatakse Excelis. Elisa ärikliendi IT teenuste valdkonna tootejuht Kristjan Kuru sõnab, et kui pealtnäha ongi erineva ökosüsteemide virr-varri suurimaks miinuseks ebamugavus, siis kõige suuremateks ohtudeks on tegelikult infokadu ja turvaprobleemid.

«Laias plaanis on ärimaailmas hetkel kaks hiigelsuurt ökosüsteemi. Ühel pool on Google, teiselpool Microsoft. Need platvormid pakuvad meile dokumendihaldust, suhtlusprogramme ja kõneplatvorme. Lisaks neile leiab valitud ettevõtete arsenalist ka Zoomi, Slacki ja üht-teist veel,» rääkis Kuru, «Kõik need lahendused on omaette vaadates väga head, kuid tänases ärikeskkonnas ühest väga heast asjast enam ei piisa. Vaja on kõike.»

Erinevate teenusepakkujate toodangu ristkasutamisest tulenevad mured on ettevõtteid kummitanud aastaid, kuid eriti selgelt on need esile tõusnud just viimase paari aasta jooksul.

Koroonakriisi alguses liikusid enamik töötajatest kodukontoritesse ning palju varem kontoris aset leidnust kolis veebimaailma. Neil hetkedel hakati Kuru sõnul juba niigi risti-rästi kokku lapitud lahenduste juurde kiirelt leidma veel järgmisi, mille tulemusena tekkis olukord, kus üks ettevõte võis olulisel määral seotud olla sisuliselt kõigi suuremate ökosüsteemidega.

Kellelegi Zoom, kellelegi Slack

Kuru sõnul tekkisid näiteks olukorrad, kus ettevõttes kasutati Outlooki ja Wordi, aga juht ei osanud Teamsi kasutada, seega hakati kõnesid tegema hoopis Zoomis.

Niisamuti pole probleemide tekkepõhjusena harv tõsiasi, et töö jaoks vajatakse kindlasti näiteks Excelit, samas on ettevõtte ülejäänud digimaailm Google’iga seotud. «Kui üks platvorm ei ole suutnud pakkuda päris kõike, mida soovitakse, laenatakse lisa mõnest teisest,» selgitas ta.

Enamikel juhtudel tekitab erinevate ökosüsteemide vahel liikumine peamiselt ebamugavust, näiteks kui Google Drive’is olevat faili ei saa ühe klikiga Teamsi kõnes ette võtta, või ei saa Wordis tehtud faili mugavalt Google’i vestlusaknas jagada. Selle kõrval rõhutab aga Kuru, et meeles tuleks pidada ka märksa suuremaid riske. Kui ebamugavus on lihtsalt tüütu, siis erinevate platvormide vahel kõõlumisest tulenevad infokaod ja turvariskid võivad olla ärikriitilise mõjuga.

Ühe tootja tükid käivad hästi kokku, erinevaid lahendusi kasutades on aga oht, et kuskil peab midagi järgi andma ja turvalisust vähendama. Näiteks kui ettevõttel on ühe tootja kontoritarkvara, aga videokõnesid tehakse teises süsteemis, on lisaks rohkemale tööle koosolekute organiseerimisel ka probleeme teise lahenduse turvaohtudega, mida kontorisisene lahendus ei kaitse. Foto: MART PRODUCTION / Pexels

«Ühe tootja loodud tükid käivad omavahel hästi kokku, mis tähendab, et need on loodud koos kasutamiseks. Ja seda igas aspektis. Ühe tootja toodangule pühendumise üheks suurimaks argumendiks on ka turvalisus – kui kõik on näiteks Microsoftis, on kõik seotud ühe kontoga, kõiki õigusi saab hallata ühest kohast ja risk, et töötaja lahkumisel mõni õigus kokku korjamata jääb või andmeleke väiksemas teenuses ettevõtte ohtu paneb, on oluliselt madalam,» selgitas Kuru.

Andmed jagatakse mööda ilma laiali

Niisamuti on tema sõnul oluline meeles pidada, et mitme platvormiga töötades on lihtne hulk andmeid ära kaotada. Näiteks kui ettevõte töötab peaasjalikult Microsofti ökosüsteemis, kuid teeb kõnesid Zoomis, on vältimatu, et varem või hiljem kõne salvestus või selle käigus tehtud märkmed kuskile unustatakse. «Ühe ökosüsteemi sees liiguks need automaatselt sinna, kus niigi faile hoitakse, mitme vahel pendeldades jagatakse need mööda digimaailma laiali,» märkis Kuru.

Eelneva kõrval tasub tema sõnul mõelda ka kuludele: «Oma teenuste kasutamise eest tahab raha nii Microsoft, Google kui ka Zoom. Ja enamasti ei taha nad midagi müüa tüki kaupa, vaid võtta tuleb kõik või mitte midagi. Ühemehefirmas ilmselt see meeletut mõju ei avaldada, kuid tuhandetele töötajatele mitme platvormi ligipääse osta läheb peagi ulmeliselt kalliks.»

«Kõrge hinna ja suure ebamugavuse taustal ei ole ka harilikult midagi võita – on lihtsalt veidi ebamugavam ja hunnik poolikuid lahendusi, mis ei tööta nii hästi, kui nende potentsiaal tegelikult lubaks. Seega tasub pigem valida platvorm, mis suudab 90% ulatuses vajadusi rahuldada ja sellele pühenduda. Viimase 10% taga ajamisel on potentsiaalsed kaod oluliselt suuremad, kui saavutatavad võidud,» lisas Kuru.