Kogud allkirju ikka veel e-posti teel? Digiallkirjastamise portaal muudab allkirjastamisprotsessi mugavamaks ja turvalisemaks

Foto: Shutterstock

Allkirjade kogumine e-kirja teel on pikk ja manuaalne protsess, mis on probleemiks paljudes ettevõtetes. Kas teadsid, et tegelikult on digiallkirjastamiseks olemas ka oluliselt lihtsam, kiirem ja turvalisem võimalus – Dokobiti portaal? Allpool tutvustame lähemalt Dokobiti võimalusi ja eeliseid.

Paljud ettevõtted toetuvad dokumentide allkirjastamisel ja allkirjade kogumisel endiselt aeganõudvale meetodile: dokumendile antakse arvutisse allalaaditud tarkvara abil digiallkiri, fail lisatakse manusena e-kirjale ning saadetakse allkirjastamiseks teisele osapoolele. Teisel isikul tuleb dokument esmalt arvutisse alla laadida, allkirjastada ning uus allkirjastatud versioon omakorda e-kirjale lisada ja tagasi saata. Eriti pikaks ja keeruliseks kujuneb asi siis, kui allkirju on vaja koguda rohkematelt inimestelt. Lõpuks võib kirjavahetusele lisatud failide hulgast olla isegi raske üles leida, milline on versioon, kus on olemas kõigi allkirjad.

Lisaks ajakulule ei ole e-posti teel tundliku sisuga dokumentide vahetamine ka turvaline, kuna dokumendid võivad sattuda kõrvaliste isikute kätte. Samuti ei ole mõistlik e-kirja teel saadud faile arvutisse alla laadida ja seal hoiustada, sest kui arvutiga peaks midagi juhtuma, võid ka olulistest dokumentidest ilma jääda.

Kiire ja mugav digiallkirjastamise lahendus on eriti oluline ettevõtetele, kes allkirjastavad tihti dokumente töötajate, klientide või äripartneritega. See aitab oluliselt tõhustada ettevõtte tööprotsesse ja vältida aja kulutamist manuaalsetele tegevustele.

Ettevõtte digiallkirjastamisprotsesse aitab kaasajastada Dokobit, mis pakub kõik-ühes portaali dokumentide allkirjastamiseks, allkirjade kogumiseks, dokumentide staatuse jälgimiseks ning allkirjastatud dokumentide turvaliseks hoiustamiseks. Lisaks pakub Dokobit kvalifitseeritud valideerimisteenust juba allkirjastatud dokumentide allkirjade ja e-templite kehtivuse kontrollimiseks.

Allkirjastamisprotsess võtab Dokobiti portaalis vaid mõne minuti. Kuidas see täpsemalt käib?

• Laadi dokument portaali üles.
• Jaga seda allkirjastamiseks teiste osapooltega (lisa isikukoodid või e-posti aadressid ning soovi korral määra allkirjastamise tähtaeg).
• Vajadusel allkirjasta dokument ise.
• Teistele allkirjastajatele saadab portaal e-kirja teel automaatteavituse, mis sisaldab otselinki dokumendile.
• Lingile vajutades kuvatakse neile dokument. Seejärel tuleb allkirjastajal enda isik tuvastada (juhul, kui ei ole valitud jagamine autentimata kasutajale). Samas aknas on võimalik tutvuda dokumendi sisuga ning seejärel see endale sobiva eID vahendiga allkirjastada.
• Kui dokument on allkirjastatud, edastab portaal selle kohta kõigile automaatse teavituse. Allkirjastatud dokumenti on soovi korral võimalik ka portaalist alla laadida.

Kui dokumendi omanik on määranud allkirjastamise tähtaja, saadab portaal 24 tundi enne tähtaja saabumist automaatse meeldetuletuse osapooltele, kes pole dokumenti veel allkirjastanud. Seega ei ole vaja inimesi allkirjade kättesaamiseks ükshaaval taga ajada – Dokobiti portaal teeb seda kõike sinu eest.

Selleks, et dokumentide haldamine veelgi kiiremini läheks, saab ID-kaardiga allkirjastada korraga enam kui ühe dokumendi ning portaalist mitmeid faile korraga alla laadida või kustutada.

Võimalus jälgida allkirjastamise protsessi reaalajas

Üldiselt on ettevõtte dokumentide hulk nii suur, et eraldi igal failil silma peal hoidmine võib osutuda pea võimatuks. Selleks, et oleksid kõige dokumentidega toimuvaga siiski kursis, pakub Dokobit reaalajas ülevaadet allkirjastamise staatusest. See tähendab, et sul on võimalik näha kõiki tegevusi, mida teised kasutajad on dokumendiga teinud ning seda, millised dokumendid on allkirjastatud ja millised ootavad veel allkirja või kinnitust.

Dokumentide organiseeritud ja turvaline säilitamine

Allkirjastatud dokumente arvutis hoiustades võib neid olla raske sealt vajalikul hetkel üles leida ning kindlaks teha, kas tegu on õige versiooniga. Probleem võib tekkida ka olukorras, kui fail on salvestatud mõne töötaja arvutisse, kes töölt lahkub, ning sellega kaob võimalus olulisele dokumendile ligi saada.

Dokobiti portaal võimaldab sorteerida dokumendid kategooriatesse, kust neid on lihtne leida. Kategooriaid on võimalik jagada ka teiste kolleegidega ning olla seeläbi kindel, et kõigil asjassepuutuvatel isikutel on failile igal ajal ligipääs.

Kõik dokumendid säilitatakse Dokobiti portaalis turvalises keskkonnas, kuhu kõrvalised isikud juurde ei pääse. Dokumente saab oma vaatelt kustutada ainult kasutaja ise. Seetõttu võid olla kindel, et sinu allkirjastatud dokumendid on kindlalt ühes kohas ja ei kao kuhugi, kui näiteks arvutiga peaks midagi juhtuma.

Dokobiti portaali protsessid ja süsteemid vastavad rahvusvaheliselt tunnustatud infoturbe standardile ISO/IEC 27001. Peale selle on Dokobit kindlustatud ametialase vastutuskindlustuse, andmelekke ja küberrünnete vastu kuni miljoni euro ulatuses.

Dokobiti portaal on suurepärane lahendus piiriüleseks lepingute allkirjastamiseks

Tänapäeval pakuvad paljud ettevõtted oma teenuseid erinevates riikides. Samuti on mitmed Eesti firmad asunud värbama üha enam rahvusvahelisi kaugtöötajaid. Kõige selle tõttu on sagenenud vajadus piiriüleste e-allkirjade kogumiseks. Kuidas seda aga võimalikult lihtsalt ja turvaliselt teha?

Dokobiti portaal võimaldab allkirjastada dokumente inimestega pea igalt poolt maailmast. Portaalis on toetatud erinevad elektroonilised identiteedid, mis on seaduslikult siduvad ja aktsepteeritud kogu Euroopa Liidus. Samuti on Dokobit pidevalt laienemas veelgi rohkematesse riikidesse.

Lisaks pakub Dokobit videopõhise tuvastamise käigus väljastatud ühekordse kvalifitseeritud sertifikaadi abil kvalifitseeritud e-allkirja andmise võimalust. See tähendab, et dokument on võimalik allkirjastada kõrgeima taseme allkirjaga ka neil inimestel, kel ühel või teisel põhjusel puudub kvalifitseeritud e-allkirja andmise võimekusega eID, kuid on olemas kehtiv isikut tõendav dokument ja telefon ning ligipääs arvutile ja heale internetiühendusele.

Dokobiti portaalis on dokumente võimalik allkirjastada endale sobivas vormingus. Rahvusvaheliseks allkirjastamiseks sobivad hästi PDF ja ASiCe, kuid samuti on toetatud mitmed siseriiklikud formaadid (näiteks Eesti BDoc, Läti EDoc ja Leedu ADoc). Videopõhist autentimist on võimalik kasutada üksnes PDF failis dokumendi allkirjastamiseks.

Dokumente saab allkirjastamiseks jagada nii autenditud kui autentimata kasutajatele

Dokumenti allkirjastamiseks jagades saab ise otsustada, kas allkirjastajal tuleb end mõne eID vahendi abil tuvastada. See on eriti turvaline variant tundliku sisuga dokumentide jagamiseks ja hea alternatiiv krüpteerimisele, mis eeldab mõlemalt poolelt, nii saatjalt kui saajalt, Eesti ID-kaardi ja spetsiaaltarkvara kasutamist.

Eriti lihtsaks allkirjade kogumiseks saab aga võimaldada allkirjastamise autentimata kasutajatele. See tähendab, et allkirjastamise kutse saanud isikul ei ole vaja Dokobiti portaali kontot luua ega sisse logida. Kuna allkirjastamisprotsess on seeläbi nii kiire, et allkiri on võimalik anda vaid paari klikiga, aitab see pakkuda klientidele ja partneritele veelgi kõrgetasemelisemat kasutajakogemust.

Soovid võimaldada digiallkirjastamist ettevõtte enda platvormil?

Dokobit pakub ka mitmeid ettevõtte enda infosüsteemi integreeritavaid lahendusi – nii digiallkirjastamiseks, allkirjade kogumiseks, autentimiseks kui digitembeldamiseks. API lahendustega saad lähemalt tutvuda siin.

Kõigi Dokobiti teenuste kohta on võimalik lugeda veebilehel www.dokobit.ee. Küsimuste korral võta meiega julgelt ühendust aadressil [e-mail]