/nginx/o/2022/08/30/14797802t1hbed6.jpg)
Arvestades keerukat majanduslikku olukorda, kus sisendhinnad jätkavad pidevat kasvamist, tasub igal ettevõttel mõelda oma tööprotsesside automatiseerimisele ja digitaliseerimisele. Milliseid tarkvaraprogramme te oma töös kasutate ja kas need omavahel ühilduvad? Kui palju kulub teie töötajatel tööaega andmete sisestamiseks?
„Majandustarkvara on töövahend, mida kasutatakse töö tegemiseks, ent see ei lahenda otseselt probleeme ega tõsta ärilises mõttes efektiivsust. Paljud ettevõtted kasutavad erinevate programmide kombinatsiooni ning Exceli-tabelit, ent mitme programmi vahel liikumine nõuab omajagu käsitööd ning enamasti korduvat andmete sisestamist. Efektiivses ettevõttes sisestatakse andmeid üks kord ja edasi liigub info automaatselt, sõltumata sellest, milleks, kus ja kuidas seda kasutatakse,” ütleb äriprotsesside automatiseerimise ja digitaliseerimise erilahendustele keskendunud Bevira OÜ esindaja Peeter Holstein.
Ta toob näite klassikalisest olukorrast, mis vajab digitaliseerimist: valveteenust pakkuvale ettevõttele tuleb tellimus kaamerate paigaldamiseks. Klient annab tellimuses sisendi, mille klienditeenindaja edastab töömehele. Töömees teostab töö, võtab kliendilt allkirja, viib paberid kontorisse, kus keegi sisestab tehtud töö andmed programmi, et teha valmis arve ning arvutada kokku töötaja töötunnid. „Üks töö, aga liiga palju käsitööd!” sõnab Holstein. „Tõhusalt töötavas ettevõttes teeb klient läbi arvuti tellimuse ja edasi liigub kõik digitaalselt alates klientidele dokumentide saatmisest ja töötundide lugemisest kuni kauba mahaarvestamiseni laos.”
Kas digitaliseerida kogu süsteem korraga või samm-sammult?
Holsteini hinnangul on õige teha protsesside automatiseerimist-digitaliseerimist samm-sammult. „Korraga ei ole mõtet, sest etapikaupa uutele lahendustele üle minnes võivad tulla ratsionaalsemad ideed või ka kogu suund üleüldiselt muutuda. Lisaks saab pisemaid lahendusi ellu viies hakata kiiremini vilju nautima. Lihtsama projekti tegemine võtab aega umbes üks kuu, aga meil on ka partnereid, kellega arendame süsteeme juba neli aastat. Näiteks üks suur logistikaettevõte läheb just niimoodi aasta-aastalt, vastavalt vajadusele uutele arendustele üle. Kõige olulisem võit on nende jaoks see, et inimesed on saanud hakata andmete sisestamise asemel tegema targemat tööd.”
Ja loomulikult ei ole tema sõnul mõttekas absoluutselt kõike hakata digitaliseerima, vaid see peab olema esiteks taskukohane ning teiseks end ära tasuma. „Aga rõõm on tõdeda, et sama asja, mida seni on teinud suured ettevõtted, saavad tegelikult täna väga edukalt teha ka väikesed! Alustada tasub lihtsalt tasapisi ning protsesside digitaliseerimisel lähtuda eelkõige olemasolevatest tarkvaralahendustest. Kõigepealt tuleb leida kõige rutiinsemad tegevused ja siin võib öelda, et kõike protsesse, mida on loogika ja matemaatika alusel võimalik teha, saab ka digitaliseerida.”
Ta lisab, et kõike ei saa digitaliseerida, kõike ei pea digitaliseerima ja kõike ei pea korraga digitaliseerima! "Meie teeme asju, mis tõesti toovad kliendile efektiivsust, mitte ei digitaliseeri ilusa nupu pärast. Meie ei ütle kliendile, kuidas ta oma äri peab tegema, iga ettevõtte toimub enda moodi. Kuid me saame anda soovitusi ning aidata digitaalses mõttes ebaefektiivsel moel edukatel ettevõtetel olla veel tublim.”
Bevira digitaliseerimislahendusi saaks küll laiendada erinevatele ettevõtetele, ent tegelikkuses on ikkagi iga kliendi äri erinev. Esmajoones aidatakse vähendada tarkvaralahendusi, sest mida vähem neid on, seda vähem on sisselogimisi erinevatesse keskkondadesse. Positiivse näitena võib siin tuua välja kolimisettevõtte Adduco, kellel vähendati tarkvarade arvu viielt kahele ning digitaliseeriti protsesse, nii et nüüd liigub kogu kolimistega seotud informatsioon automaatselt töötajate mobiiltelefonidesse. Näiteks kolimise ajal tehtud fotod laetakse projekti külge ning klient saab arve kohe, kui kolimine on lõppenud. Kokkuvõttes vähenes Adducos tööaeg pakkumisest kuni arvesaatmiseni 20 korda!
Tööprotsesside muudatusteks peab ka emotsionaalselt valmis olema
Digitaliseerimine nõuab suurt mõttemalli muutust nii organisatsiooni juhtidelt kui ka töötajatelt. Ja teada on, et kõik inimesed ei võta muudatusi väga kergelt vastu. „Kindlasti peab olema valmis psühholoogiliseks pingeks ja selleks, et töötajate seas võivad tulla tagasilöögid. Enne koostööd räägime alati kliendiga läbi, mis ees ootab, et hiljem ei peaks tegelema tööd pärssivate emotsioonidega. Inimesed tuleb panna tööle nii, et nad on uuendustest huvitatud ja siis ka protsesside uuendamine õnnestub. See teekond võib olla keerukas, aga tulemus on alati positiivne.”
Aga kui palju digitaliseerimine maksma läheb? Bevira juhi sõnul saab esmase lihtsama arenduse tehtud 2000 euroga. Digitaliseerimistarkvara kuutasu on 250-700 eurot kuus, sõltudes tarkvara digitaliseerimise tasemest ning kui palju seadmeid ja masinaid digitaalselt hallatakse. „Iga keskmine Eesti ettevõte suudab sellised digitaliseerimiskulud ära katta. Ja kui ei suuda, siis polegi järelikult mõtet digitaliseerida. Positiivne on aga see, et ka riik pakub läbi Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse digitaliseerimise toetust.”
Eduka digitaliseerimise põhimõtted
1. Digitaliseerimise mõte on tõsta ettevõtte efektiivsust, vähendada tarkvarade arvu ja lihtsustada andmete töötlemist kui ka liikumist.
2. Mõtekam on digitaliseerida etappide kaupa, sest ettevõtte suund ja plaanid võivad ajas muutuda.
3. Iga kliendi soovid on erinevad, seega pole olemas riiulilahendust.
4. Oluline on resultaat. Resultaat peab olema nii hea, et seda ei pea edasi töötlema.
5. Klient peab olema muutusteks emotsionaalselt valmis.
6. Kõike ei saa digitaliseerida, kõike ei pea digitaliseerima ja kõike ei pea korraga digitaliseerima!