Kuidas hoida fookust eesmärkidel, korraldada meeskondade tööd, planeerida eelarvet, juhtida riske, monitoorida ja hinnata töötulemusi hästi ja efektiivselt? Spetsiaalne juhtimistarkvara koondab info ja sellega seotud tegevused (ja nende planeerimise) ühte digikeskkonda. See muudab sisemiste protsesside haldamise selgemaks, efektiivsemaks ja läbipaistvamaks.
On üsna levinud, et organisatsioonides kasutatakse info kogumiseks, haldamiseks ja edastamiseks erinevaid Exceli faile ja digitaalseid töövahendeid. Paraku kaasneb selle kõigega omajagu lisatööd ja sageli ka üksjagu segadust, mis kõik raskendab fookuse hoidmist eesmärkidel. Need probleemid on võimendunud viimasel paaril aastal, kus COVID-19 andis digitaliseerimisele eriti suure hoo. Kaugtöö ja hajusmeeskonnad on muutunud nüüd normaalsuseks, mistõttu ühtses infoväljas olemine ja õiged tööriistad on senisest veelgi olulisemad.
Exceli failid ja to-do äpid on head abivahendid, kuid paraku katavad need vaid väikese osa keerukamate organisatsioonide ja suuremate ettevõtete vajadustest. Siinkohal tuleb organisatsioonidele appi PlanPro juhtimistarkvara, mis on loodud koostöös Eesti tippjuhtide ja -arendusekspertidega ning sobib kasutamiseks nii era- kui ka avalikus sektoris.
Lühidalt öeldes on PlanPro on tööde kavandamise, teostamise ja jälgimise tarkvara, mis muudab organisatsiooni sisemised protsessid oluliselt kiiremaks, paremini hallatavamaks ja läbipaistvamaks. PlanPro tarkvara koosneb erinevatest moodulitest, nagu projektijuhtimine ja tööde haldamine, strateegiline juhtimine, arenguvestlused, riskijuhtimine, tööaja planeerimine ja mõõtmine, eelarve koostamine ja jälgimine.
„Kasutades PlanPro juhtimistarkvara, saab organisatsioonis keskenduda sisulistele protsessidele ning parandada infovahetust nii organisatsiooni sees kui ka näiteks partner- ja/või tütarettevõtete vahel. See kõik säästab tööaega ja loomulikult ka raha,“ ütles Kalev Truusalu, PlanPro juht. Tarkvara juurutamist saab alustada sobivatest moodulitest. Kalev Truusalu lisas, et kõiki mooduleid saab kasutada ning juurutada samm-sammult, siis kui organisatsioon on selleks valmis.
Sageli alustaksegi PlanPro juurutamist ühest või kahest moodulist, näiteks projektijuhtimine ja/või vestlused, ja seejärel võetakse kasutusele täiendavaid võimalusi, nagu strateegiline juhtimine, tööajaarvestus, riskide hindamine või eelarve planeerimine. Eelarve koostamine PlanPros võimaldab tegevuse ja strateegiliste eesmärkide põhist eelarve koostamist ja jälgimist ühes keskkonnas. Erinevad ministeeriumid ja nende allasutused kasutatavad tarkvara tööriistana kogu nelja-aastase riigieelarve perioodi eelarve koostamiseks.
„Üks meie klientidest, Elron, kasutab tarkvara näiteks muuhulgas ka riskijuhtimiseks, oleme koostöös kliendiga seadistanud tarkvara just nende valdkonna ja spetsiifilise kontekstiga sobivaks,“ tõi Truusalu näite. Juurutamist ei tasu peljata, kuna vaatamata oma võimekusele on tarkvara lihtne ja intuitiivne. Andmete sisseviimine PlanProsse aitab neid korrastada, ühtlustada, vältida dubleerimist ning muuta läbi selle organisatsiooni töö tõhusamaks ja läbipaistvamaks.
PlanPro konsultandid on valmis aitama ka organisatsiooni sisemiste protsesside kaardistamisel - kuidas toimub pikaajaline ja lühiajaline planeerimine, tegevusplaanide koostamine, aruandlus jne. Analüüsi tulemusena tuuakse välja hetkeolukorra kitsaskohad ning tehakse ettepanekuid, mida saab efektiivsemaks muuta, lisab saab selle käigus tarkvara juba konkreetse organisatsiooni vajadustest lähtuvalt kasutusele võtmiseks valmis seada. Manuaalne Exceli failide uuendamine ja ühendamine on miski, millele juhtimistarkvara kasutades ei ole vaja enam niigi piiratud tööaega kulutada.
Esmatutvus PlanPro tarkvaraga algab üsna tihti just vestluste mooduliga, mis on välja töötatud Eesti kogenud personalijuhtide kaasabil ning selle kasutamise loogika põhineb pikaajalisel töötulemuste hindamise ja arenguvestluste läbiviimise kogemusel.
Spetsiaalse tarkvara kasutamine aitab muuta arenguvestluste protsessi lihtsamaks kõigile seotud osapooltele - juhtidele, töötajatele ja personaliosakonnale ning vähendada administreerimisele kuluvat aega. Lisaks arenguvestlustele saab tarkvara abil loomulikult läbi viia ka näiteks tulemusvestlusi, katseaja lõpu vestlusi, lahkumisintervjuusid, teostada kompetentside hindamist, 360-kraadi tagasiside uuringuid ja töötajate rahuloluküsitlusi.
Näiteks saab kokkulepitud eesmärgid kanda kohe üle ka töötaja personaalsesse tööplaani, mis on omakorda seotud organisatsiooni strateegiliste eesmärkidega. Nii on igal töötajal selge, kuidas ja mil moel panustab tema tegevus laiemate eesmärkide saavutamisse. Juhtidele võimaldab tarkvara omada pidevat ülevaadet sellest, kas ja kuidas liigutakse soovitud eesmärkide täitmise suunas.
Paljudes tarkvara kasutavates organisatsioonides on kokkulepe, et tarkvaras on kirjas kõik juhtkonnaga kokkulepitud tegevused. Nii puudub vajadus eraldi aruandluse jaoks ja (tipp)juhtkond saab vajaliku info ise keskkonnast soovitud ajahetkel mugavalt kätte. See hoiab kokku nii töötajate kui ka juhtide tööaega, mis muidu kuluks erinevate Exceli failide nö “liitmisele ja lahutamisele”, salvestamisele ja edasi-tagasi saatmisele.
Kokkuvõtvalt võib öelda, et PlanPro näol on tegemist digitaalse juhtimise “tööriistakastiga”, mis aitab visualiseerida nii eesmärgid ja plaanid, näha tegevusi nii strateegia, struktuuri kui tegevuskavade põhiselt ja siduda igapäevategevused arengu- ja tulemusvestlustega, hinnata nii hetkeolukorda kui ka tulemusi üldiselt. See muudab juhtimissüsteemi üheks tervikuks.
Tarkvara abil saavutav tervikpilt ja andmepõhised otsused aitavad säästa nii tööaega kui ka raha, sest rutiinsete tegevuste asemel saavad kasutajad keskenduda sisulisele tööle ja soovitud eesmärkide saavutamisele. PlanPro tänased kasutajad on erinevas suuruses eraettevõtted ja väga paljud avaliku sektori asutused ministeeriumitest haiglateni ning kohalikest omavalitsustest riigile kuuluvate ettevõtete ja äriühinguteni.
