Sisuturundus
Robot Robin – tänavune aasta raamatupidaja üks nominentidest
5. oktoober 2022, 12:54
10. novembril tähistatakse rahvusvahelist raamatupidajate päeva ja siis kuulutatakse Eestis juba kaheksandat aastat välja aasta raamatupidaja. Tänavu on aasta raamatupidaja üks nominente Telema eFlow virtuaalne assistent Robin.
Tegemist pole naljaga. Virtuaalne assistent Robin töötab juba viiendat aastat Telema eFlow tiimis ning kolleegid ei hoia tema iseloomustamisel kiidusõnu kokku. «Robin aitab väsimatult sisestada, kinnitada ja suunata arveid enam kui 60 riigi raamatupidajatel, andes sellega aastate jooksul oma ülemustele ehk siis raamatupidajatele tuhandeid tunde tegelemaks sisulisemate ülesannetega kui lihtne administreerimine ja andmesisestus,» iseloomustasid Telema töötajad oma virtuaalset kolleegi.
Virtuaalassistent Robini töövaldkonda kuuluvad andmete lugemine ja sisestamine PDF-arvetelt (tarnija, arve number, kuupäev, summad jne), korduvate arvete kulujaotus, kinnitamise töövoogude korraldamine ja ka arvete kinnitamine talle antud volituste piires.
Töömurdja Robin
Robin aitab kaasa kogu ostuarve töötlemisel – saabumisest kuni arhiveerimiseni. Koostöö Robiniga näeb välja järgmiselt: igal Telema kliendil on oma arvete e-postkast, kuhu laekuvad PDF-failid. Leides sealt PDF-manuse, skaneerib Robin sealt olulisemad arveandmed ja teisendab need struktureeritud failiks ja juba minuti jooksul saab esimene kinnitaja arvet kontrollida.
Robinile võib õpetada ka näiteks hankijapõhiseid reeglid ja lasta Robinil näiteks määrata kontorirendi arved kindlale kontole või autoliisingu arved ettevõtte kindlale osakonnale. Kuid Robinile võib anda ka keerulisemaid ülesandeid – näiteks lasta telefoniarve jaotada automaatselt telefoni numbrite alusel osakondadesse ja tarbitud teenuste alusel eri kontodele (nt sidekulu ja parkimine).
Selle tulemusel on kõik arved saabumise hetkest kõigile osapooltele nähtavad, tänu millele saab senisest varasema ülevaate kuludes ja enam ei pea kinnitajad arvete nägemiseks raamatupidaja poole pöörduma.
Miljonid eurod kokkuhoidu
Robin on suurepärane näide sellest, et ostuarvete automatiseerimine on tulnud selleks, et jääda. Võib öelda, et raamatupidajate jaoks on nüüdseks arvete käsitsi sisestamine ajalugu ning ainuüksi Telema vahendab enam kui 100 000 ettevõtte e-arveid. Arvete automatiseerimine pole lihtsalt raamatupidajate elu lihtsamaks tegemine, vaid sellel on küljes väga selge hinnalipik.
Nii liikus 2021. aastal Telema võrgustikus üle 21,5 miljoni e-dokumendi ja kui keskmiselt säästetakse ühe e-dokumendi töötlemise pealt Telema teenuseid kasutades 30 minutit, siis hoidsid Telema kliendid eelmisel aastal kokku 10,7 miljonit töötundi. Toetudes 2021. aasta keskmistele kaubanduse palgaandmetele, tähendab see ettevõtetele 100 miljoni euro suurust säästu.
Elektrooniline arvete kinnitamine ja arvete menetlemine kuuluvad tänapäeval ostuarvete parimate praktikate hulka ja seetõttu pole imestada, et Telema eFlow lahendust kasutab juba sadu ettevõtteid alates start-up'idest kuni väärika ajalooga ettevõteteni. Näiteks kuuluvad klientide sekka Respo, Pipedrive, COOP, Maxima, Apollo, Wise, Bolt, Tere ning sinna lisandub pidevalt uusi nimesid.