Konverentside ja seminaride põhiülesandeks on ja jääb informatsiooni jagamine. Maailmas, kus on võimalik kõik vajalik kas siis Wikipediast või Youtube’ist ka oma kodus alla tõmmata, on vaja inimesi konverentsisaali meelitada ning selleks ei saa olla sama informatsioon, vaid info kättetoimetamise viis.
Konverentsisaali eeliseks on vahetu kontakt – silmside ja inimestevaheline ühine sünergia. Tehnilised vahendid, mis töötaksid väga edukalt ka väljaspool konverentsisaali, tuleb siin kas elimineerida või panna enda kasuks tööle – saalis asuvad inimesed tuleb tõmmata kuulama ja mõistma.
Lihtsamaks teeb selle vaid tõik, et üldjuhul on nad vabatahtlikult tulnud ja näidanud sellega juba üles huvi antud teema vastu.
Esmane informatsiooni edastamise viis on siiski kõne. Inimesi lihtsalt kokku kutsuda ja neile filmi näidata ei too kaasa tähelepanu võitmist. Tänapäeval ei pea esineja olema aheldatud keset lava oma materjali külge, vaid võib liikuda mööda saali ringi, suhelda vahetult kuulajatega. See toob esile vajaduse hea heli ja võimenduse järele.
Heli võimendamiseks on tänapäeval mitmeid võimalusi, kuid konverentsi korraldamisel tuleb silmas pidada, et kõne võimendamine erineb oluliselt tavalisest diskost või muusika valjult kuulamisest.
Suurtes auditooriumides on tähtis, et võimendatud heli leviks ühtlaselt ning helinivoo oleks kuulajatele mugaval tasemel.
Selle saavutamiseks kasutatakse hajutatud võimendussüsteeme, kus erinevalt traditsioonilisest kahe-suure-kõlari ülesehitusest kasutatakse väiksemaid kõlareid, mis on paigutatud üle terve saali.
Lisades digitaalse heliprotsessingu toob see heliallika inimestele lähemale, helinivood saab hoida madalamana ning sellest tulenevalt kostab kõik paremini ega hakka teatud hetkel vilisema.
Selline süsteem annab esinejale suurema liikumisvabaduse. Konverentsi korraldaja võiks tähelepanu pöörata ka mikrofonidele. Tavalised käsimikrofonid on rasked, nendesse peab otse ja väga lähedalt sisse rääkima.
Inimene, kes ei ole iga päev laval, räägib aga tihti nõrga häälega ja hoiab mikrofoni rinnal ning see põhjustabki heli võimendamisel probleeme. Tänapäevased revääri- ja garnituurmikrofonid on samas vaevumärgatavad ning jätavad esinejale mõlemad käed vabaks.
Esitlus on vaatemäng
Traditsiooniline seminar eksisteerib kujul: kõneleja ja kuulajad. Kõnelejaid võib olla mitu ning tänapäeva piire kaotavas maailmas ei pruugi nad enam asuda isegi ühes riigis, rääkimata siis veel samast füüsilisest kohast. Tehnilised vahendid on siin abiks eelkõige esinejale.
Eestis kasutatakse palju sõna «presentatsioon», mis domineerib seminaride sõnavaras nii nagu Microsofti PowerPoint tarkvaramaailmas. Sõna «presentatsioon» tähendab paari-kolme minutiga kokku klopsitud slaidishowd, kus kirjas tavaliselt pealkiri ja paar-kolm pidepunkti – pigem juhtnööriks esitlejale endale kui lugemiseks auditooriumile.
Tegelikkuses tuleks endale selgeks teha, et esitlus või ettekanne on show, mis tähtsa informatsiooni jagamise kõrvalt peab inimesi paeluma, haarama ja kaasama. Peab meeles pidama, et tihti ladusalt kulgev esitlus erinevate meediumite kaasabil nõuab tunduvalt pikemat ettevalmistusaega ja ka rohkem erinevate materjalide kasutamist.
Esitluse visuaalset tugimaterjali valmistades arvestage, et arvutid võimaldavad esitlusse kaasata lisaks tekstile ja paarile pildile ka kõrgresolutsiooniga videoid, animatsioone ja helisid.
Kasutatav ekraanilahendus ei pea piirduma ühe ekraaniga saalinurgas. Tänapäeval on võimalik kasutada mitut ekraani ühe tervikpildi näitamisel, pilti võib projitseerida lakke, seintele, põrandale, akende taha, sõltuvalt pildist ja ülesandest, mida see täitma peab. Pilti saab projitseerida ka «õhku», kasutades moodsaid holoekraane.
Kuulajaid võib kaasata
Kasutades puutetundlikke ekraane, saab esitleja vaatajate ees joonistada uusi skeeme ning lisada juba olemasolevale tekstile märkmeid ja rõhuasetusi. Oluline on lasta esitluse ettevalmistamisel oma ettekujutusvõimel lennata, meeles pidades, et oluline peab olema nähtav, loetav ning kuuldav.
Häid näiteid kütkestavast esitlusest võib näha filmides «Da Vinci kood» ja «Inconvinient Truth» ning näiteks Apple’i uute toodete lansseerimistel. Eriti rohkearvuliste osalejatega konverentside lahutamatuks osaks on kaamerad ja live-pilt esinejast ekraanidel.
Kui esitlustarkvarad ja arvutid on juba algusaegadest olnud tunduvalt teravama ning kontrastsema pildiga kui tavavideo, siis nüüd on võimalus ka videopilti edastada ja kuvada kõrgresolutsioonis, mis ühtlustab otsepildi ning presentatsiooni pildikvaliteedi.
Kindlasti tuleb läbi mõelda, mida ja kuidas otsepildis ekraanidel näidata. Oma esinemise ühildamine läbimõeldud kaamerarežiiga annab väga lihtsalt efektseid tulemusi.
Auditoorium ei pea tänapäeval olema ainult kuulavas rollis. Jah, küsimuste esitamise võimalust on juba pakutud pikemat aega, kuid rahvas ning eriti tagasihoidlik eestlane ei ole siiani veel valmis mitmesaja teise kuulaja ees oma küsimust esitama, kartes, et see võib «kõlada totakalt».
Küsimus ei peagi üle saali kõlama, võimalik on ju esitada see e-posti või SMSi teel ja need siis kuvada kas ekraanile või ainult esineja monitorile.
Küsija rollis võib olla ka esineja ning publikut on samuti võimalik ettekandesse kaasata, kasutades individuaalseid hääletusseadmeid. Iga kuulaja saab koos materjaliga seminari alguses ka väikese kolme-nelja nupuga puldi, mida saab kasutada kiirete ja interaktiivsete küsitluste korraldamiseks.
Tehnilised abivahendid on kõigele vaatamata siiski abivahendid. Ka kõige kallimate seadmete ja vidinatega pole võimalik igavat esinejat ja läbimõtlemata juttu huvitavaks teha. Hea esitluse saladus peitub läbimõeldud teemas, toetavas visuaalses ja auditoorses materjalis ning esitaja ja kuulajate omavahelises sünergias.